Rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä 

Asianajotoimisto Romo Oy

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Inkeri Vuori, inkeri.vuori@romo.fi, 075 75 40500

3. Rekisterin nimi 

Asianajotoimiston asiakasrekisteri ja rekisteri toimiston hallussa olevista asiakasvaroista. 

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Asiakasrekisterin tarkoitus on asiakassuhteiden ylläpito, hallinta ja asiakasviestintä sekä esteellisyyksien selvittäminen.

Asiakasrekisteritietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille on määrätty, ellei laissa ole toisin säädetty.

5. Asiakasrekisterin tietosisältö

Asianajotoimiston nykyiset ja entiset asiakkaat: asiakkaan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus, yhteisöasiakkaan yhteyshenkilö, suoritetut toimenpiteet, laskutustiedot, toimeksiannon asiasisältö oikeudellisen luokituksen mukaisesti, asiakkaiden vastapuolet sekä näiden kaikkien muutostiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. 

7. Asiakasrekisteritietojen luovuttaminen

Asiakasrekisteritietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eikä satunnaisesti kenellekään eikä mitään tarkoitusta varten ellei laki sitä edellytetä. 

8. Asiakastietojen suojaamisen yleiset periaatteet

Asiakasrekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tietokoneella olevia tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla tai salasanoilla.

Asiakaskansiot ovat rekisterin mukaisessa järjestyksessä henkilökunnan jatkuvan silmälläpidon alaisina ja muuna kun työaikana asianmukaisesti lukituissa ja elektronisesti valvotuissa hälytysjärjestelmällä varustetuissa tiloissa. 

Asiakasrekisteriä käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus myös käyttöoikeuden päättymisen jälkeen. 

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään yllä mainitun posti- tai sähköpostiosoitteen kautta.